Facturen Opstellen voor Cloud Diensten op 3 Niveaus

donderdag 08-08-2019 in Actueel, Blog

3 Groeifases van Cloud Resellers en Bijbehorende Facturatie Oplossingen

De cloud markt groeit en dat geldt ook voor het aantal Cloud resellers. Aan die kant geen nieuws. Nu de cloud markt volwassen wordt, beginnen ook typische probleemgebieden voor de facturatie van cloud diensten te ontstaan. Ongeacht de grootte van de organisatie zijn de problemen rond facturering vrijwel hetzelfde. De oplossingen hiervoor zijn echter sterk afhankelijk van de fase waarin resellers van cloud diensten zich bevinden.

In dit artikel behandelen we de 3 groeifasen van cloud resellers met bijbehorende oplossingen voor de facturatie van cloud diensten die kunnen worden onderscheiden, en de bijbehorende nadelen.

Startup Cloud Reseller: Veelal Handmatige Verwerking

Voor startende cloud resellers is het factureren van cloud diensten meestal nog redelijk te beheren. Het aantal cloud vendors en (de factuurvereisten van) klanten is beperkt. Voor zover er een onderscheid is tussen software subscriptions en pay-per-use prijzen, is dit ook nog te managen.

Creatief met Spreadsheets

Bij startende organisaties wordt de facturatie van cloud diensten hoofdzakelijk handmatig gedaan, op basis van de facturatie rapportages van Microsoft, AWS en VMware. Dit drijft resellers ertoe zeer creatief te worden met spreadsheets. Hiermee worden de grenzen van de mogelijkheden met spreadsheets opgezocht. Elke maand wordt er handmatig een reeks aan stappen gevolgd om tot een enigszins overzichtelijke ​factuur per klant te krijgen.

Nadat de uiteindelijke factuur is opgesteld, is de volgende stap om dit allemaal correct in de boekhoudsystemen te verwerken.

Maandelijks Terugkerend Proces

Het grootste nadeel van deze manier van werken is dat de hele oefening elke maand opnieuw handmatig moet worden gedaan. Het resultaat hiervan is een zeer arbeidsintensief proces met grote kans op fouten.

Groeiende Cloud Resellers: Scripts als een Tussenstap op Weg naar Automatisering

Wanneer startup cloud resellers groeien komt er een punt dat het handmatig factureren een aanzienlijke hoeveelheid tijd gaat kosten. Dit is het punt waarop men verder gaat kijken naar andere oplossingen. Een professionele facturatie oplossing is misschien iets te vroeg voor organisaties in deze fase. Het werken met scripts wordt vaak gezien als een goede tussentijdse oplossing – automatisering binnen de muren en mogelijkheden van de organisatie.

Op het Bordje van de Developer

Het maken van deze scripts komt vaak bij een developer terecht. Hoewel scripts voor bepaalde situaties een oplossing kunnen bieden, valt dit uiteindelijk vaak tegen. Wat begint met het maken van een ‘eenvoudig script’, verandert al snel in een delicaat proces om alle gewenste acties voor het opstellen van de facturen uit te voeren. Het schrijven van dergelijke scripts kost daarom meer tijd dan vooraf beoogd. Tijd die een developer ook had kunnen besteden aan het ontwikkelen van producten voor de business.

Gebrek aan Flexibiliteit

Een ander nadeel van een dergelijke oplossing is het gebrek aan flexibiliteit. Bijvoorbeeld wanneer het business development-team een nieuwe cloud dienst bedenkt of een van de vendors wijzigingen aanbrengt in de facturatie rapportages. Dit vereist opnieuw extra tijd van de developer om de wijzigingen in de scripts te verwerken.

Wanneer is het Tijd voor een Professionele Facturatie Oplossing?

Tijdens de groeifase komen cloud resellers op een punt waarop het tijd wordt voor een serieuze facturatie oplossing. Maar wanneer ben je op dat moment?

Hoewel dit verschilt van organisatie tot organisatie, kun je zeggen dat dit interessant wordt wanneer er 5 werkdagen of meer worden besteed aan de volledige facturatie run – van het verzamelen en organiseren van het verbruik tot het verzenden van de facturen.

Wanneer je facturatie run richting de 5 dagen gaat is het tijd om naar verder opties te kijken. Kortom, het komt hier neer op ouderwetse beslissing: build or buy. Lees hier meer over de overwegingen die je hierbij moet maken.

Enterprise Cloud Resellers: Professionele Facturatie Oplossing

Doorgroeiende cloud resellers ontwikkelen zich vervolgens tot het enterprise segment. De facturatie wordt verzorgd door een professionele (gemaakte of gekochte) facturatie oplossing die optimaal integreert met het provisioning platform enerzijds en de boekhoudsoftware anderzijds.

Een goede professionele facturatie oplossing is op zijn minst in staat om:

  • Het gebruik per klant uit de facturatierapportages van de cloud leveranciers ophalen en combineren naar één overzichtelijke factuur
  • Voldoende flexibiliteit te bieden om te kunnen omgaan met veranderende prijsplannen, productstructuren, etc.
  • Het boekhoudsoftware van de benodigde informatie te kunnen voorzien voor een goede administratie
  • Een behoorlijk cijfermatig inzicht te geven, onder andere in de kosten en opbrengsten

Gerelateerde artikelen

Categorieën