Case: Basecone

Tijd besparing van 14 dagen!

Case samenvatting

De klant

Basecone is een Document Hub voor accountants, bedrijven en ondernemers om facturen en documenten eenvoudig en snel aan te leveren en te verwerken in diverse boekhoudapplicaties en/of ERP systemen.

De uitdaging

Het huidige facturatieproces onder controle krijgen door snel en foutloos diensten te factureren aan klanten. Door eerst de basis op orde te hebben kon Basecone door naar de volgende stap, namelijk grotere klantvolumes draaien, doorontwikkeling van nieuwe proposities en daarmee gepaarde prijsmodellen.

De oplossing

Het verbeteren en het versnellen van het billingproces. CloudBilling schaduw laten draaien naast de bestaande processen om na een korte periode de billing volledig te laten verlopen via CloudBilling.

Het voordeel

Er is een fundament gelegd om meer en betere analyses te doen op hun business waardoor Basecone beter inzicht heeft in klantgedrag, productperformance en betere forecasts kan doen.

We hebben onderschat hoe ingewikkeld ons eigen billingproces was doordat er meer uitzonderingen per klant waren dan gerealiseerd. CloudBilling geeft hier inzicht in waardoor we nu totale controle hebben over onze billing. Vincent van Renesse van Duivenbode | Managing Director Basecone

Het verhaal

De vele partijen die Basecone tot haar klanten mag rekenen, maken veelvuldig gebruik van de applicatie om diverse documenten te uploaden, te autoriseren en te verwerken. Deze partijen worden maandelijks gefactureerd op basis van verbruik van de verschillende diensten in de applicatie. De contractuele afspraken met de klanten werden op diverse manieren vastgelegd door meerdere personen binnen de organisatie. De lijst met afspraken en uitzonderingen op die afspraken werd steeds langer en moeilijker te checken en daardoor ook foutgevoeliger. Het gevolg: de end-to-end facturatie nam maandelijks 16 dagen in beslag!

Naast het op orde krijgen van het facturatieproces wilde Basecone meer inzicht krijgen in diverse aspecten van hun business: productperformance, klantgedrag en salesperformance. Basecone bereidde zich namelijk voor op groei en uitbreiding. Grotere volumes door meer en meer klanten, het ontwikkelen van nieuwe proposities en nieuwe prijsmodellen.

Met het tackelen van beide uitdagingen zou het fundament gelegd worden om meer en betere analyses te doen op het gebied van ontwikkeling van klantvolumes, klantgedrag, salesperformance, productperformance (volume en financieel) en het doen van business forecasts.

Basecone en CloudBilling zijn in mei 2015 van start gegaan met een 4 weken durende evaluatie van het product om vervolgens over te gaan op implementatie. CloudBilling heeft 2 maanden parallel gedraaid naast het bestaande proces van Basecone. Na deze periode van schaduwdraaien heeft CloudBilling het billingproces volledig overgenomen.

Binnen 3 maanden was het hele administratieproces rondom Contract Management & Billing centraal en eenduidig vastgelegd. Door de hoge mate van automatisering werd het mogelijk het verbruik van de diensten direct te verwerken in Basecone’s Grootboek. Deze kwaliteitsslag heeft ervoor gezorgd dat het factureringtermijn is teruggebracht van 16 dagen naar 2 dagen!

Naast de initiële doelstelling om het billingproces onder controle te krijgen, het managen ervan en het factureringstermijn te verkorten bleek CloudBilling een bak met waardevolle informatie over Bascecone’s business performance te bevatten. Deze opgebouwde data kan met de nieuwe module Reporting & Analysis moeiteloos geanalyseerd worden.

De volgende stap

Een volgende stap voor Basecone is het bieden van self-service ondersteuning. Ook daarin kan CloudBilling een rol spelen. Via de CloudBilling API kan self-service informatie opgehaald worden, zoals inzicht in facturen, hot invoices en het managen van contract parameters.